随着经济社会的发展,法院档案拥有量和使用量日益增多,档案管理工作的任务日趋加重。为做好人民法院档案工作,实现法院档案工作的制度化、科学化、数字化发展,景洪市人民法院狠抓档案管理质量,开拓进取,扎实工作。
一、建立健全组织机构,完善规章制度
健全完善档案人员岗位责任制,配备2名专职管理人员负责档案管理。定期组织学习培训,对管理人员加强指导,严格落实诉讼档案归档要求,确保案件归档有序有质。将档案管理工作列入本院规划和年度计划,制定《卷宗档案规范管理制度》并适时进行修订,根据当年工作情况下发补充通知。加强借阅管理,严格登记审批制度,制定借阅、查阅档案规章制度,确保借阅程序完整、流程规范。每年开展自查自检,分管领导定期听取档案管理工作汇报,切实解决档案管理工作中存在的实际问题,完善各项规章制度并落实到位。
二、加强基础设施建设,提高工作质量
档案室占地面积为530平方米,密集架组60组,使用率100%,分别设立档案库房、调阅室和档案人员办公场所,实现办公、阅卷、库房“三分开”。设立档案管理专项经费,及时更换档案室陈旧设施,根据档案管理的特殊要求,购置防腐、防虫剂,添置空调、灭火器、除湿机、摄像头等设备,初步达到具有现代化硬件设施的标准化库房。管理人员定期对档案室办公设备、监控设施、消防设施、电气线路、水暖管道、机电设备等进行检查,使档案管理更科学、规范,综合效能更强大。
三、推动档案数字化转型升级,提升工作层次
积极探索“电子档案为主、纸质档案为辅”的诉讼档案归档新模式,全流程规范电子卷宗材料收集、整理和差异化归档,减少档案库房压力,夯实无纸化审判环境的基础,缓解纸质卷宗反复借阅和保管之间的矛盾,保障纸质卷宗的实体安全。共完成1959年至2017年库存档案数字化案卷数76960卷,总册数118157册,总页数4647040页。完善电子档案数据库,通过拷贝、通信传输及在线利用等方式,为相关部门及调阅人提供便捷的调阅档案服务工作,缩短“申请—等候—查阅”周期。2020年至2022年,为相关部门和调阅人复印卷宗材料共3051人次。
截至目前,我院各类诉讼档案库存数量共161785卷、234775册,电子诉讼档案87482卷、152480册。下一步,景洪市人民法院将不断完善档案管理工作,保障档案工作有序运转,为审判执行工作提质增效,服务人民法院工作高质量发展。